Вместо бумажной заявки экспедитору только электронное поручение экспедитору через ГИС ЭПД

Дорогие друзья, с 1 сентября 2026 года поручение экспедитору оформляется в электронном виде, и без него экспедитор не вправе приступать к работе. В сентябре мы рассказывали, как переходили на электронные накладные, а за полтора месяца появились две истории для тех, кто отправляет груз через экспедитора.

Первая история про само поручение, вторая про блокирование машин и водителей при незакрытых накладных. Вначале рассмотрим закон и разъяснения Минтранса на 19 октября 2026 года, далее поговорим что необходимо делать. Это рассказ о нашей практике, не стоит относиться к этому как к юридической консультации.

Что такое электронное поручение экспедитору

с 1 сентября 2026 года экспедитору необходимо требовать от клиентов электронное поручение через ГИС ЭПД – при обычных коммерческих перевозках.

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внёс изменения в закон о транспортно-экспедиционной деятельности, а постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 469 утвердило правила обмена. Согласно этим нормам, поручение экспедитору (как и экспедиторскую, и складскую расписку) нужно оформлять в электронном виде и передавать через оператора информационной системы ЭПД в государственную ГИС ЭПД.

Поручение экспедитору – это заявка – документ клиента, в котором он перечисляет нужные услуги и условия для экспедитора. В поручении указываются:

• отправителя, получателя, клиента и экспедитора;
• груз, вид транспорта и пункт назначения;
• страхование груза;
• иные данные и оговорки.

Правила транспортно-экспедиционной деятельности требуют, чтобы в поручении были достоверные и полные данные о характере груза, его маркировке, весе, объеме и количестве мест. Минтранс называет поручение первым из обязательных экспедиторских документов.

Электронную форму экспедиторских документов требует статья 2 закона о транспортно-экспедиционной деятельности. Их подписывают электронной подписью и отправляют в государственную систему ГИС ЭПД, а порядок обмена утвердило постановление № 469.

Дополнительного переходного периода закон не установил, а нештрафуемый период до 1 марта 2027 года.

Как оформить электронное поручение: в 1С или у оператора ЭПД

Сначала нужно соглашение с оператором ЭПД: правила считают участниками обмена только клиента и экспедитора, которые его заключили. Постановлению № 469 устанавливает следующий порядок:

• вы формируете поручение в своей учетной системе или прямо в системе оператора и подписываете его;
• оператор отправляет файл нам через нашего оператора, а копию в ГИС ЭПД не позже чем через 10 минут;
• мы отвечаем своим файлом: согласуем поручение, дополняем его и подписываем.

По Правилам транспортно-экспедиционной деятельности поручение исполняется с момента, когда клиент получил подтверждение его согласования. Присылайте его заранее, до того как мы закажем машину или место на рейсе: пока поручение не согласовано, работа по нему не начинается.

По данным документации 1С от 27 августа 2026 года, в программах 1С поручение создается из журнала электронных перевозочных документов. По сообщению 1С от 15 сентября, его можно собрать и по черновику от транспортной или экспедиторской компании, если в программе установлено обновление. Без учетной программы поручение заполняют в кабинете оператора.

Поручение не заменяет перевозочные документы. По нему мы заказываем перевозку, а электронными теперь стали и заказ перевозчику, и транспортная накладная.

Семь случаев, когда поручение можно оформить на бумаге

Авиа из Шанхая, авто из Милана, кирпичи на газели по городу, экскаватор в Норильск, контейнер из Пекина, машина из Москвы: порядок один – требуется электронное поручение. Если вы российская компания и заключили с нами договор экспедиции, поручение оформляется электронно при любой перевозке, кроме особых случаев из списка ниже.

Оформление бумажных документов допустима только в случаях, которые определил Минтранс. По приказу № 115 в редакции от 31 августа 2026 года их семь:

• клиент по договору экспедиции – иностранная компания или иностранное физическое лицо;
• клиент – физическое лицо, которому услуги нужны для личных, семейных или домашних нужд;
• у клиента нет технической возможности передать электронный документ через интернет из-за непреодолимой силы;
• такой возможности нет у экспедитора по той же причине;
• грузы для нужд госорганов, обороны, безопасности и правопорядка, специальные и воинские грузы;
• услуги оказываются там, где введен режим повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, чрезвычайное или военное положение либо режим контртеррористической операции;
• перевозки продукции военного и двойного назначения во внешней торговле. Этот пункт добавил приказ № 389 от 31 августа 2026 года, а Минтранс сообщил о нем 30 сентября.

Если договор с нами заключила российская компания, а груз отгружает завод в Китае, поручение электронное.

Даже в этих семи случаях можно работать электронно, если так записано в договоре.

Смешанного документооборота по одной перевозке Минтранс не предусматривает: начатое на бумаге на бумаге и заканчивают, дополнительно оформлять задним числом электронные накладные не нужно, это может вызвать вопросы налоговой.

Непреодолимая сила в Гражданском кодексе означает чрезвычайные и непредотвратимые обстоятельства и к ним не относится ситуация когда мы не успели оформить подпись или подключиться к оператору.

Без электронного поручения экспедитор не вправе приступать к работе

Закон запрещает экспедитору приступать к работе, пока клиент не представил необходимые документы и сведения о грузе (статья 4, пункт 4.2). Правила транспортно-экспедиционной деятельности уточняют, что для оказания услуг клиент выдает заполненное и подписанное поручение. Поэтому без согласованного поручения нельзя начинать перевозку груза и заказывать транспортное средство.

Реестр экспедиторов. Риск штрафов и исключение из реестра

С 1 марта 2026 года действует реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог». Право работать экспедитором появляется со дня записи и пропадает со дня исключения. За работу без записи компании грозит штраф от 100 до 300 тысяч рублей, при повторе от 500 тысяч до миллиона. Без записи экспедитор не может и значиться экспедитором в электронных документах.

В законе бумажное поручение само по себе основанием для исключения не названо: электронную форму требует статья 2. Исключают, если за год экспедитора дважды и больше привлекли к административной ответственности по статьям 2.1, 2.2 и 4. Перед этим ведомство присылает уведомление, на ответ есть 10 рабочих дней, а вернуться в реестр можно не раньше чем через 180 дней.

Все экспедиторы обязаны состоять в реестре «ГосЛог». Систематическое нарушение правил документооборота и отказ от работы с ГИС ЭПД – это прямое основание для исключения компании из реестра.

Без записи в «ГосЛог» любая экспедиторская деятельность полностью запрещена.

Работа вне реестра грозит крупными административными штрафами и риском квалификации деятельности как незаконного предпринимательства.

Наша компания состоит в реестре с 15 апреля 2026 года, запись GL-B044-00112-00/00001653. Без нее мы не сможем вести ваши грузы как экспедитор и должны получать от клиентов поручение на выполнение перевозки только в электронном виде.

• в законе оснований исключения три: заявление самого экспедитора, ликвидация и несоответствие требованиям. Несоответствие – это два и больше привлечения к административной ответственности за год по статьям 2.1, 2.2 и 4 закона. При этом электронную форму форму требует статья 2, но рисковать не стоит.

Налоговая и арбитраж при бумажном поручении

Налоговая. Письменных разъяснений ФНС о том, что за бумажное поручение снимут расходы на перевозку или откажут в вычете НДС, мы не нашли. Минфин 18 сентября 2026 года напомнил общее правило: расходы подтверждают документы, оформленные по законодательству, а также документы, которые подтверждают их косвенно, и точного перечня кодекс не дает. Закон теперь требует для поручения электронную форму, так что бумажное поручение в налоговой проверке может стать лишним риском.

По нашему мнению, необходимо исходить из следующего: для грузоотправителей (клиентов) отсутствие электронного поручения экспедитору – это огромный налоговый риск:

Не признают расходы: ФНС не разрешит учесть затраты на логистику при расчете налога на прибыль (или УСН «Доходы минус расходы»). Раз нет законного электронного документа, расходы считаются документально неподтвержденными.

Откажут в вычете НДС: Без корректно оформленного и прошедшего через ГИС ЭПД поручения компания не сможет вернуть или зачесть НДС по транспортным услугам.

Арбитраж и суды. Минтранс в день старта написал, что бумажные документы «постепенно теряют юридическую силу». В статье закона, которая ввела электронную форму, о недействительности бумаги ничего не сказано. Проверять, как суд отнесется к бумажному поручению, на собственном споре о потерянном грузе мы бы не стали.

В споре опираться будут на поручение: в нем ваши условия перевозки. Погрузку и крепление, часы на погрузку и выгрузку, оплату простоя согласуйте с нами заранее и впишите в поручение.

По своей инициативе изменить подписанное поручение нельзя, исправленный файл формируют, только если ГИС ЭПД вернула его с ошибкой. В остальных случаях поручение отзывают отдельным файлом, и клиент возмещает экспедитору фактические расходы по нему. Если нашли ошибку, сначала позвоните нам.

Риски: невозможность доказать убытки в суде (для обеих сторон)

Если в процессе перевозки груз будет поврежден, украден или потерян, стороны не смогут защитить свои интересы в суде:

Суд может не принять бумажную заявку в качестве доказательства заключения договора, так как по закону они больше не имеют юридической силы.

Клиент не сможет взыскать с экспедитора стоимость ущерба.

Экспедитор не сможет через суд потребовать с клиента оплату за уже выполненную доставку.

Незакрытая ранее накладная

Эту историю я считаю серьезной, хотя пока проблема не нашла официальных комментариев. Коллеги сообщают, что ГИС ЭПД начала блокировать водителей и машины, если прошлые электронные накладные не закрыты. По словам представителя одной логистической компании, за одну неделю у них было больше 20 таких случаев: система отклоняла связку водителя и машины и сообщала, что водитель еще числится в маршруте.

По словам того же представителя, блокировка срабатывала, когда ранее на предыдущих рейсах накладную не подписал получатель или другой участник перевозки. Пока с этим сталкиваются не все перевозчики, что может указывать на частные случаи или определенного оператора.

Наша компания пока с таким не сталкивалась, но на данный момент все наши перевозки в системе закрыты правильно и все накладные подписаны.

Официального комментария Минтранса о блокировках мы не нашли. Но 5 октября 2026 года, подводя итоги первого месяца, министерство назвало главной трудностью то, что получатели и конечные склады нередко задерживают подписание своей части накладной. По словам представителя ФНС на отраслевом вебинаре (сообщения от 20 августа 2026 года), после накопления данных в ГИС ЭПД налоговая запросит у Минтранса выборку незакрытых перевозок и найдет получателей, которые не оформляют третий титул.

Если вы получатель, подписывайте свою часть электронной накладной в день приемки, иначе машина, которая к вам пришла, может не выйти в следующий рейс. Если получатель – ваш покупатель, запишите в договоре поставки срок подписания накладной и кто платит, если машина стоит из-за незакрытого документа. Как устроены титулы и кто что подписывает, мы разбирали в сентябрьской статье.

Что нужно сделать до следующей отгрузки

• Заключите соглашение с оператором ЭПД, если его еще нет: без него вы не участник обмена.
• Выпустите сотрудникам, которые будут подписывать поручения, собственные электронные подписи и машиночитаемые доверенности, пока руководитель на месте.
• Первое электронное поручение пришлите за несколько дней до отгрузки: обмен проверится на живом документе, а не в день погрузки.
• Узнайте у оператора ЭПД, сколько стоят его услуги и сколько занимает подключение.
• Назначьте на своем складе того, кто в день приемки подписывает накладные.

Что делаем мы

С 1 сентября 2026 года мы работаем с электронными накладными, а сейчас готовим письмо клиентам и обновленный договор под электронное поручение. Сам договор экспедиции в перечень экспедиторских документов не входит, электронным должно быть поручение. Письмо с описанием груза или скан с печатью электронным поручением не считается: его подписывают электронной подписью и отправляют через оператора. Если вы не знаете, с чего начать подключение, или поручение не уходит, позвоните, и мы разберем ваш случай.

Вопросы и ответы

Может ли поручение подписать сотрудник, а не директор?

Может. По постановлению № 469 сотрудник, который представляет компанию по доверенности, вправе подписать поручение своей усиленной неквалифицированной подписью. Закон требует, чтобы такая подпись была выпущена в инфраструктуре госуслуг, а Минтранс уточняет, что полномочия подтверждает доверенность, в том числе машиночитаемая.

Кто отвечает, если в поручении неверные данные?

Минтранс пишет, что за сведения в файле отвечает тот, кто его подписал. Сотрудник подписывает поручение от имени компании по доверенности, поэтому доверьте подпись тому, кто знает груз и условия перевозки.

Что делать, если оператор ЭПД перестал работать?

Сообщите нам и запросите у оператора справку о сбое: по регламенту Минтранса он выдает ее по запросу и в течение 2 часов оповещает о сбое оператора ГИС ЭПД, МВД и Ространснадзор. Когда с 8 октября 2026 года сбоил один из операторов, Минтранс 13 октября разрешил его клиентам на время сбоя оформлять перевозочные документы на бумаге. Для поручения бумага допустима только при непреодолимой силе: такой случай сначала обсудите с нами.

Отменяет ли нештрафуемый период до 1 марта 2027 года электронное поручение?

Нет. Президент поручил МВД и Ространснадзору принять решения, по которым до 1 марта 2027 года за бумажные перевозочные документы вместо электронных объявляют устное замечание. Минтранс называет это переходным периодом только для проверок на дороге и подчеркивает, что это не отмена реформы и не отсрочка.